Aplicar essa ferramenta agrega uma série de benefícios, seja para uma organização, para aperfeiçoamento profissional ou até na vida pessoal.

Isso porque um 5W2H bem construído é bastante eficiente para montar um plano de ação, assim como no acompanhamento (status) de cada tarefa.

Afinal, o mecanismo permite uma visualização rápida das necessidades, motivações, atividades a serem realizadas, responsáveis e o que falta para atingir uma meta.

Por isso, ele costuma ser empregado em microcenários, ou seja, após uma avaliação mais ampla.

Para explicar melhor, vamos distinguir objetivos de metas.

Partindo de desejos ou necessidades, os objetivos são, geralmente, grandiosos, exigindo uma grande quantidade de tempo, recursos, dedicação e esforço.

Vamos pensar, por exemplo, que uma papelaria tem o objetivo de aumentar o faturamento mensal em 50%.

Olhando somente para esse alvo, é natural que seus donos não consigam mensurar o tempo, recursos e ações necessárias para chegar até ele.

É aí que entram as metas, que são pequenos passos que vão conduzir o negócio até o objetivo.

A ferramenta 5W2H pode ajudar na hora de definir esses passos, pois evidencia as tarefas necessárias até que o objetivo seja alcançado.

Os donos podem começar respondendo à primeira questão (what, ou o quê) com o objetivo: aumentar o faturamento mensal em 50%.

Em seguida, devem pensar no porquê (why) desse propósito, que pode ser obter mais recursos para pagar as contas, expandir o negócio, aumentar a produção, contratar mais funcionários, entre outros.

Perceba que o uso do 5W2H auxilia na definição prática de ações, servindo, inclusive, para descartar objetivos que não contribuam para a manutenção e crescimento da companhia.

Abaixo, listamos outras vantagens de utilizar o mecanismo, de acordo com artigo do consultor Marcos Aurélio Davanso:

1. Aplicação em diferentes cenários e departamentos de uma organização, com finalidade operacional, estratégica ou tática
2. Amplo detalhamento das metas
3. Possibilita adaptação e reinvenção constante
4. Otimiza o tempo
5. Proporciona agilidade, clareza e direcionamento da equipe envolvida no projeto
6. Reduz custos ao eliminar o excesso de tentativas e falhas
7. Diminui os gastos, pois utiliza corretamente os recursos da empresa
8. O 5W2H é versátil, podendo ser combinado a outras ferramentas administrativas: matriz SWOT, Diagrama de Ishikawa, etc.

Fonte: Fia Business School

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